MAKALAH JOB ANALYSIS

KATA PENGANTAR

          Puji syukur khadirat Allah Swt yang telah memberikan rahmat dan hidayahnya, sehingga makalah yang berjudul “Analisis Pekerjaan” ini dapat diselesaikan. Tidak lupa juga diucapkan shalawat dan salam kepada Nabi Muhammad saw  yang telah membawa kita dari zaman yang tidak berpengetahuan ke zaman yang penuh peradaban. Disamping itu, diucapkan terimakasih kepada Bapak Suryaman  yang telah memberi tugas makalah ini sehingga kami dapat memahami pelajaran dengan baik. Demikian juga, semua pihak yang telah memberikan dukungan sehingga tugas ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya

          Penulisan makalah ini tidak luput dari kesalahan dan kekurangan. Oleh karena itu, diharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca untuk perbaikan makalah ini. Semoga dengan adanya makalah ini dapat menambah wawasan kita.

           Atas kritikan dan saran yang diberikan diucapkan terimakasih.
                                                                                             

Serang, 26 Oktober 2016
                                                                                             

Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN

1.1   Latar Belakang

1.2   Rumusan Masalah

1.3   Tujuan

BAB II ISI

            2.1 Wawancara Job Analysis

            2.2  Job Description

            2.3  Job Specification

BAB III PENUTUP

            3.1  Kesimpulan

            3.2  Saran

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

            Kegiatan pertama dalam manajemen  kepegawaian adalah mendapatkan orang-orang  untuk mengisi organisasi .  Dalam organsiasi yang besar untuk mendapatkan orang –orang itu pada umumnya diserahkan kepada ahli, yaitu seksi penerimaan pegawai dari bagian kepegawaian.  Dalam organisasi yang
kecil, tiap pemimpin dapat melakukan sendiri penarikan tenaga kerja, seleksi dan penempatan tanpa bantuan ahli.

Ada langkah penting yang harus dilakukan sebelum penarikan tenaga kerja yakni menentukan jenis atau kualitas pegawai yang diinginkan untuk masing-masing jabatan dan rincian mengenai jumlahnya nanti akan diserahi masing-masing jabatan itu. Jadi langkah pertama  dalam manejemen kepegawaian adalah mendapatkan orang-orang  yanp tepat, baik mengenai kualitas maupun mengenai kuantitasnya.

Metode yang lazim dipergunakan untuk menentukan jenis atau kualitas tenaga kerja yang diperlukan disebut job analysis (analisa jabatan).

1.2 Rumusan Masalah

Seorang pemimpin dalam suatu perusahaan, harus mampu menempatkan orang  sesuai dengan  dengan kemampuannya, sehingga berlaku istilah “ The raigh man on the raigh place” . untuk itu seorang pemimpin harus mampu memahami beberapa hal yang bersangkut paut dengan analisis jabatan, sehingga seorang pemimpin dalam menempatkan orang tidak salah . Persoalannya tidak semua orang mampu melakukan analisa pekerjaan

1.3 Tujuan

Ada beberapa hal yang bersangkut paut dengan job analysis (analisa jabatan) yang sangat penting diperhatikan bagi seorang pemimpin dalam menempatkan sesorang pada pekerjaan tertentu. Untuk itu pada makalah ini akan   dibahas beberapa hal yang bersangkutan dengan analisa pekerjaan.

BAB II

WAWANCARA JOB ANALYSIS

Nama Jabatan        : Supervisor Produksi

Lokasi                   : PT.JAYA LANCAR

Tanggal                 : 26 Oktober 2016

Pemegang jabatan : Tyas Fahmi Afiati

Penyusun               : Reni Melani

Berikut ini adalah hasil  wawacara  kami mengenai analisa jabatan Supervisor Produksi  PT JAYA LANCAR

1.      Apakah Ibu pernah bekerja di suatu perusahaan lain sebelum menjabat sebagai supervisor produksi di perusahaan ini? Jika pernah, di mana pekerjaan Ibu sebelumnya dan menjabat sebagai apa?

Pernah, pekerjaan saya dari awal adalah sbagai kepala keuangan di koperasi KS

2.      Bagaimana Ibu bisa bekerja di tempat ini dan apa saja prosedur yang harus Ibu lalui sehingga dapat menjabat sebagai supervisor produksi di perusahaan ini?

Berdasarkan pengalaman dan kemampuan yang saya miliki, saya dipercaya oleh seluruh owner (pemegang saham) untuk menjabat sebagai supervisor produksi.

3.      Kewajiban-kewajiban apakah yang Ibu lakukan pada waktu-waktu tertentu, misalnya setiap satu minggu, satu bulan sekali, dan sebagainya?

• Menyampaikan kebijakan yang disampaikan oleh jabatan di atasnya kepada seluruh bawahan dan groupnya
• Mengatur kelompok kerja pada grup yang dipegangnya
• Memberikan tugas pada subordinatenya
• Melaksanakan tugas, proyek, dan pekerjaan secara langsung
• Memberikan training pada subordinate
• Memimpin dan memotivasi subordinate atau bawahannya
• Menegakkan aturan yang telah di tentukan oleh perusahaan
• Mendisiplinkan bawahan/subordinate
• Memecahkan masalah sehari hari yang rutin
• Membuat rencana jangka pendek untuk tugas yang telah ditetapkan oleh atasannya.
• Mengontrol dan mengevaluasi kinerja bawahan
• Memberikan info pada manajemen mengenai kondisi bawahan, atau menjadi perantara antara pekerja dengan manajemen

4.      Kewajiban-kewajiban insidentil apakah yang harus Ibu lakukan pada waktu-waktu tertentu yang tidak dapat ditentukan?

Kewajiban-kewajiban yang dilakukan bersifat insidentil dan tidak bisa ditentukan waktunya, antara lain:

1.      Mencari peluang pekerjaan yang dapat dilaksanakan;

2.      Membangun dan memelihara relasi;

3.      Melakukan pengembangan diri;

4.      Menghadiri pertemuan yang diadakan oleh rekanan;

5.      Mmenghadiri Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) secara mendadak, apabila ada kebijakan yang harus segera diputuskan, dan sebagainya.

5.      Berapa banyaknya jumlah karyawan yang berada dalam pengawasan Ibu?

            Jumlah karyawan ± 115 orang, Tergantung banyaknya jumlah karyawan dalam setiap organisasi

6.      Apakah tingkat pendidikan minimal yang ditetapkan perusahaan untuk dapat diterima sebagai seorang supervisor?

Tingkat pendidikan minimal yang ditetapkan perusahaan adalah S1 karena dianggap sudah memiliki bekal ilmu pengetahuan di bidang manajerial.

7.      Kemampuan apakah yang perlu dimiliki oleh seorang pegawai baru untuk belajar melaksanakan kewajiban yang diperintahkan oleh Ibu sebagai seorang supervisor?

Kemampuan minimal yang harus dimiliki oleh seorang pegawai baru di samping pendidikan, antara lain:

1. Kemampuan berkomunikasi;
2. Kemampuan menerjemahkan apa yang disampaikan atasan;
3. Kemampuan beradaptasi;
4. Kemampuan untuk pengembangan diri.

8.      Apakah ada jabatan yang lebih tinggi lagi di atas jabatan supervisor produksi?

Di dalam suatu organisasi jabatan teknis tertinggi adalah direktur utama.

9.      Dalam jabatan bawahan, apakah Ibu telah mempersiapkan pegawai atau melatihnya untuk menjabat sebagai supervisor produksi seperti Ibu?

Dalam perusahaan ada dua kebijakan untuk menentukan direktur utama, antara lain:

·         Melalui jenjang karir (memberi kesempatan bawahan yang berprestasi);

·         Dengan kontrak profesi

10.  Menurut pendapat Ibu, bagian pekerjaan manakah yang paling sulit? Mengapa demikian?

Yang paling sulit adalah menciptakan produk atau pekerjaan baru untuk dilaksanakan perusahaan.

11.  Secara garis besar, bagaimanakah perkembangan waktu yang digunakan Ibu untuk berdiri, duduk, dan berpindah-pindah?

Selama di kantor, aktivitasnya terdiri dari 50% kegiatan dan 50% duduk.

12.  Teknologi apa yang Ibu pergunakan sendiri sebagai literature untuk menunjang kinerja Ibu sebagai seorang supervisor produksi?

Literatur yang saya gunakan, antara lain:

·         Buku ilmu pengetahuan;

·         Internet dan computer;

·         Kepesertaan asosiasi

13.  Syarat-syarat badaniah apakah yang diperlukan untuk melaksanakan kewajiban-kewajiban Ibu sebagai seorang supervisor produksi?

Syarat-syarat badaniah yang diperlukan, yaitu:

·         Sehat;

·         Berpenampilan rapi, elegan dan enerjik

14.  Apa syarat-syarat lain yang tidak termasuk di atas serta beberapa syarat mengenai sifat perorangan yang dianggap penting sebagai criteria seorang supervisor?

Syarat-syarat lain yang tidak kalah penting selain pendidikan, yaitu:

• Dapat bekerja sama;
• Dapat memahami karakter lingkungan;
• Pandai menganalisa kejadian;
• Bijaksana dalam memutuskan sesuatu;
• menanamkan perilaku yang baik terhadap lingkungan.

15.  Seberapa besar tanggung jawab Ibu atas keuangan dan keamanan barang-barang yang berharga dalam perusahaan ini?

Pada umumnya seluruh asset perusahaan, baik keuangan maupun SDM itu mutlak menjadi tanggung jawab direktur utama (dirut) yang dilakukan melalui bawahannya yang telah ditunjuk.

16.  Apakah hakikat dan luas tanggung jawab Ibu atas pegawai-pegawai yang berada di bawah naungan dan pengawasan Ibu?

Tanggung jawab direktur utama(dirut) kepada para pegawai secara umum, yaitu:

·         Melindungi hak-haknya sebagai karyawan sesuai aturan yang berlaku;

·         Menghargai kepentingan karyawan;

·         Menciptakan suasana kondusif sehingga membuat karyawan betah bekerja dengan tanggung jawab masing-masing;

·         Memberikan perhatian yang sama kepada karyawan

17.  Apakah yang Ibu lakukan dalam melaksanakan kewajiban sebagai seorang supervisor produksi terkait dengan pekerjaan-pekerjaan pribadi Anda dengan para relasi perusahaan?

Untuk melaksanakan semua itu tentunya disesuaikan dengan kebutuhan, dan harus memiliki skala prioritas.

18.  Berapa lama jam kerja yang biasa Ibu lakukan?

Standar jam kerja yang ditetapkan adalah 8 jam, tetapi sebagai supervisor produksi tidak ada alasan baku yang membatasi jam kerja supervisor produksi.

JOB DESCRIPTION

PT. JAYA LANCAR

Nama Jabatan              : Supervisor Produksi

Lokasi                         : PT.JAYA LANCAR

Tanggal                       : 26 Oktober 2016

Pemegang Jabatan       : Tyas Fahmi Afiati

Penyusun                     : Reni Melani

Fungsi :

Di bawah supervise Manajer Produksi, mensupervisi secara langsung kepala regu dibawah tanggung jawabnya (serta mensupervisi secara tidak langsung semua karyawan yang berada dibawah tanggung jawabnya) dan mampu bekerja sama secara efektif dan efisien dengan semua bagian lain terkait dengan bagiannya(PPIC,QC,Maintenance,Electric,dll. ) guna memproduksi bahan jadi pada tingkat biaya yang rendah dan memenuhi batas “ Volume & Waktu “ pengiriman bahan jadi yang telah direncanakan.

Tugas-tugas   :

1)     Mengatur, mengontrol dan meningkatkan kemampuan SDM ,bahan baku setengah Jadi/jadi dan mesin – mesin produksi didalam wilayah tanggung jawabnya

2)     Memaksimalkan effisiensi

3)     Meminimalkan biaya dan menghasilkan bahan setengah jadi/jadi yang memenuhi standard kebutuhan pelanggan

Wewenang     :

1)      Mendisiplinkan anak buahnya sesuai dengan kententuan/peraturan yang berlaku

      di perusahaan.

2)      Menghentikan dan mengatur pengoperasian mesin– mesin produksi guna

      mencapai hasil produksi yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan serta

      pemenuhan batas waktu pengiriman hasil produksi.

Tanggungjawab        :

1)      Bertanggung jawab dalam memberikan bimbingan/pelatihan kepada anak buah guna mencapai tingkat batas minimum kemampuan yang diperlukan bagi teamnya dan mendisiplinkan anak buahnya sesuai dengan ketentuan/peraturan yang  berlaku di perusahaan .

2)      Bertanggung jawab dalam mencapai tingkat kuantitas (output) ,kualitas danschedule produksi serta tingkat utilisasi mesin produkssi yang telah ditetapkan dan disepakati bersama.

3)      Bertanggung jawab dalam pemenuhan standard kualitas hasil produksi sesuai dengan tingkat kebutuhan customer & schedule pengiriman hasil produksi sesuai PPIC schedule.

4)      Bertanggung jawab terhadap keselamatan kerja dan standard kebersihan lingkungan kerja (keteraturan/kerapihan lingkungan kerja).

5)      Bertanggung jawab dalam melakukan koordinasi dan membina kerja sama team yang solid.

6)      Bertanggung jawab dalam membuat laporan secara berkala kepada atasannya atas hasil kerjanya beserta analisa permasalahannya, tindakan–tindakan perbaikan atas permasalahan tersebut serta batas waktu estimasi penyelesaian masalah–masalah tersebut secara singkat , padat dan kongkrit.

Atasan langsung          : Manajer Produksi

Bawahan langsung      : Para karyawan produksi

Kondisi Kerja            :

Bekerja di kantor yang nyaman. Waktu kerja mulai jam 08.00 pagi sampai jam 16.00 sore, kecuali bila mengawasi karyawan dan memberikan bimbingan serta pelatiahan kepada karyawan.

JOB SPECIFICATION

PT.JAYA LANCAR

Nama Jabatan              : Supervisor Produksi

Lokasi                         : PT.JAYA LANCAR

Tanggal                       : 26 Oktober 2016

Pemegang Jabatan       : Tyas Fahmi Afiati

Penyusun                     : Reni Melani

Persyaratan-persyaratan Pekerjaan

1) Pendidikan (Education) :

·         S1 Tehnik mesin industri

2)      Pengalaman (Experience) :

·         Mechanical

·         Metallurgy

·         Dasar Operasi Mesin x

·         Dasar Proses Produksi

3)      Pelatihan dan Keahlian (Training & Skill) :

·         Teknis

·         Dasar Operasi Mesin x

·         Managerial

·         Proses Produksi

·         Keselamatan dan Kesehatan Kerja

·         Daya Manusia

4)   Persyaratan khusus :

 Tidak cacat fisik

5)   Lain-lain :

·         Disiplin

·         Bertanggung jawab

BAB III

PENUTUP

 3.1 Kesimpulan

Analisis jabatan adalah proses pengumpulan dan pemeriksaan atas aktivitas kerja utama di dalam sebuah posisi serta kualifikasi (keahlian, pengetahuan, kemampuan serta sifat individu lainya) yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas tersebut.

Pengumpulan data dalam analisa jabatan dapat dilakukan melalui beberapa cara, yaitu :Observasi, Wawancara, Kuesioner, dan Catatan Harian Kerja Karyawan.

Proses penyelenggaraan  dalam analisa jabatan ada beberapa tahap-tahap, yaitu:Tahapan Persiapan, Pengumpulan Data, Kombinasi, Pengolahan data, dan diskusihasilpengolahandata

 3.2  Saran

Dalam makalah ini, penulis menyarankan agar analisis jabatan dan pekerjaan hendaknya dijalankan dengan sebaik mungkin, mengingat begitu pentingnya peran dan fungsi sumber daya manusia dalam pencapaian tujuan yang di tetapkan dalam suatu organisasi,instansi atau perusahaan dalam mengenai analisis pekerjaan dan analisis jabatan. Perkembangan psikologi manusia perlu menjadi perhatian utama bagi manajer sumber daya manusia, dalam rangka melakukan manajemen terhadap sumber daya manusia dalam organisasi,instansi ataupun dalam suatu perusahaan.