PROSES KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Orang orang, bukan organisasi, yang berkomunikasi..! Oleh karena itu suatu sistem komunikasi organisasi mencerminkan berbagai macam individu dengan latar belakang, pendidikan, kepercayaan, kebudayaan, keadaan jiwa, dan kebutuhan yang berbeda beda.
Tetapi bila individu individu dalam organisasi berkomunikasi, apa yang diperbuat..?
Berikut ini akan dibahas model komunikasi dasar agar dapat dipahami mengapa komunikasi sering gagal dan kegiatan kegiatan yang perlu diambil manajer untuk meningkatkan efektifitas komunikasi.

Model komunikasi antar pribadi

PENGIRIM, BERITA, PENERIMA

Model ini menunjukan tiga unsur esensi komunikasi. Bila salah satu unsur ini hilang, komunikasi tidak dapat berlangsung.
sebagai contoh, seorang dapat mengirimkan berita, tetapi bila tidak ada yang menerima atau mendengar, komunikasi tidak terjadi.
Meskipun modelnya sederhana, proses komunikasi adalah kompleks. Sebagai gambaran kompleksnya proses komunikasi adalah telephone, dimana pengirim menyampaikan suatu berita, tetapi penerima mungkin mendengar atau menerima berita bukan yang dimaksudkan pengirim.
Dari beberapa simbol yang tersedia, pengerim berita menyeleksi salah satu yang dapat memenuhi kebutuhan khusus, pengirim berita seharusnya tidak hanya memikirkan apa yang akan dikatakan tetapi juga bagaimana hal itu akan disajikan agar pengaruh yang diinginkan dari penerima terpenuhi. Jadi, berita harus disesuikan dengan tingkat pemahaman, kepentingan dan kebutuhan penerima untuk mencapai konsekuensi konsekuensi yang diinginkan. Simbol simbol harus diseleksi atas dasar pemahaman yang akan diperoleh dari pendengar atau pembaca. Kesamaan pengertian ini penting, karena ketidaksamaan pengertian akan menimbulkan salah komunikasi.

Pengiriman berita (transmitting the message).
Langkah ini mencerminkan komunikator terhadap media atau saluran distribusi. Komunikasi lisan mungkin disampaikan melalui berbagai saluran telephone, mesin pendikte, orang atau video tape.
Hal ini mungkin dilakukan secara pribadi atau dalam pertemuan kelompok dengan banyak orang. Dalam kenyataanya, salah satu keputusan penting yang harus dibuat pengirim adalah dalam penentuan saluran yang tepat atau sesuai bagi pengiriman berita tertentu.

Manfaat komunikasi lisan, orang per orang, adalah kesempatan orang untuk berinteraksi antara sumber dan penerima, memungkinkan komunikasi nonverbal (gerakan tubuh, intonasi suara, dan lain lain). disampaikannya berita secara cepat, memungkinkan umpan balik deperoleh dengan segera.

Sedangkan komunikasi tertulis dapat disampaikan saluran saluran seperti memo, surat, laporan, catatan, bulletin dewan direktur, manual perusahaan, dan surat kabar. Komunikasi tulisan mempunyai manfaat dalam hal penyediaan laporan atau dokumen untuk kepentingan diwaktu mendatang.
Agar komunikasi lebih efesien dan efektif manajer perlu mempertimbangkan penentuan media atau saluran yang ada. Sebagai contoh ucapan selamat pagi, tidak perlu ditulis dalam bentuk memo, sebaiknya pemberian pesan ditulis dengan bentuk memo.

Penerimaan berita
Langkah ini adalah penerimaan berita oleh pihak penerima.
Pada dasarnya, orang orang menerima berita melalui ke lima pancaindra mereka seperti penglihatan, pendengaran, pengecap, perabaan dan penciuman. Pengiriman berita belum lengkap atau tidak terjadi bila suatu pihak belum menerima berita. Banyak komunikasi penting gagal karena seseorang tidak pernah menerima berita.

Pengertian atau penerjemahan kembali berita (decoding).
Langkah ini proses komunikasi adalah decoding. Hal ini menyangkut pengartian simbol simbol oleh penerima. Proses ini dipengaruhi oleh latar belakang, kebudayaan, pendidikan, lingkungan, praduga, dan gangguan disekitarnya. Selalu ada kemungkinan bahwa berita dari sumber, ketika diartikan oleh penerima, akan menghasilkan pengartian yang jauh berbeda dengan yang dimaksud oleh pengirim. Jadi penerima mempunya tanggung jawab  besar untuk efektifitas komunikasi, dalam hal komunikasi dua arah. Manajer dan bawahan dapat berperan baik sebagai sumber maupun penerima dalam suatu interaksi. Sebagai macam interaksi dapat dilakukan dengan ruang lingkup, tingkat kepentingan dan periode waktu yang berbeda beda.

Umpan balik (feedback)
Setelah berita diterima dan diterjemahkan, penerima mungkin menyampaikan berita balasan yang ditunjukan kepada pengirim mula mula atau orang lain.
Jadi, komunkasi adalah proses yang berkesinambungan dan tak pernah berakhir.Seseorang berkomunikasi, penerima menanggapinya melalui komunikasi selanjutnya dengan pengirim atau orang lain, dan seterusnya. Tanggapan ini disebut umpan balik.

Manajemen dapat mendistribusikan suatu bulletin yang berisi kebijaksanaan baru kepada kelompok penyedia, tetapi sampai ada tanggapan dalam bentuk pertanyaan, persetujuan, komentar atau perilaku dan bahkan sampai adanya pengujian untuk melihat apakah kebijaksanaan dijalankan atau tidak, manajemen tidak akan tahu seberapa efektif pernyataan tersebut.

Komunikasi organisasi

Semua faktor dibahas dalam model proses komunikasi di atas, dapat juga diterapkan dalam komunikasi dalam organisasi, komunikasi aktif dimana saja, menyangkut penyampaian berita dari seseorang kepada orang lain secara akurat. Hanya bedanya efektifitas komunikasi dalam organisasi dipengaruhi oleh beberapa faktor khusus. Raymond V Lesikar telah menguraikan empat faktor yang mempengaruhi efektifitas komunikasi organisasi, yaitu sebagai berikut :

1. Saluran komunikasi formal
Mempengaruhi efektifitas mempengaruhi komunikasi dalam dua cara,

• liputan saluran formal semakin melebar sesuai perkembangan dan pertumbuhan organisasi
• saluran komunikasi formal dapat menghambat aliran informasi antar tingkat tingkat organisasi

2. Struktur wewenang organisasi

Mempunyai pengaruh efektifitas terhadap organisasi

Perbedaan kekuasaan dan kedudukan dalam organisasi akan menentukan pihak pihak yang berkomunikasi dengan seseorang serta isi dan ketetapan komunikasi.

Sebagai contoh, percakapan anatara direktur perusahaan dengan karyawan akan dibatasi formalitas dan kesopanan, sehingga tidak ada pihak yang berkehendak untuk mengatakan sesuatu yang penting.

3. Spesialisasi jabatan

Biasanya akan mempermudah komunikasi dalam kelompok kelompok yang berbeda.Para anggota suatu kelompok kerjasama akan cenderung berkomunikasi dengan istilah, tujuan, tugas, waktu, dan gaya yang sama. Komunikasi antara kelompok kelompok yang sangat berbeda akan cenderung di hambat.

4. Pemilihan informasi

Yang berarti bahwa individu individu mempunyai informasi khusus dan pengetahuan pekerjaan pekerjaan mereka.

Sebagai contoh, Manajer produk akan mempunyai pengamatan yang lebih tajam dalam perumusan strategi pemasaran, kepala departemen mungkin mempunyai cara tertentu yang efektif untuk menangai konflik diantara para bawahannya. Individu individu yang memiliki informasi informasi khusus ini dapat berfungis lebih efektif daripada lainnya, dan banyak diantara mereka yang tidak bersedia membagikan informasi tersebut kepada yang lain.

5. Jaringan komunikasi dalam organisasi

Organisasi dapat merancang jaringan atau struktur komunikasi dalam berbagai cara. Jaringan komunikasi mungkin dirancang kaku, seperti bahwa karyawan dilarang berkomunikasi dengan siapapun kecuali atasannya langsung. Jaringan semacam ini biasanya dimaksudkan untuk menghindarkan manajer atas dari informasi yang berlebihan yang tidak perlu dan menjaga kekuasaan dan statusnya. Sebaiknya, jaringan mungkin dirancang lebih bebas, dimana individu individu dapat berkomunikasi dengan setiap orang dengan setiap tingkat. Jaringan seprti ini digunakan bila aliran komunikasi yang lebih bebas sangat diperlukan, seperti dalam departemen riset.