PENGERTIAN DAN PROSES PERENCANAAN ORGANISASI

Perencanaan adalah proses dasar dimana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya. Perbedaan pelaksanaan adalah hasil tipe dan tingkat perencanaan yang berbeda pula.
Sebelum manajer dapat mengorganisasi, mengarahkan atau mengawasi, mereka harus membuat rencana rencana yang memberikan tujuan dan arah organisasi. Dalam perencanaan, manajer memutuskan apa yang harus dilakukan, kapan melakukannya, bagaimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya. Jadi, perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa.

Perencanaan yang baik akn dicapai dengan mempertimbangkan kondisi diwaktu yang akan datang dalam mana perencanaan dan kegiatan yang diputuskan akan dilaksanakan, serta periode sekarang pada saat rencana dibuat.

Berbagai pertanggung jawaban dalam perencanaan tergantung pada besarnya dan tujuan organisasi serta fungsi atau kegiatan khusus manajer. Misal, untuk perusahaan perusahaan konveksi, lebih cenderung hanya membuat rencana rencana jangka pendek dalam desain dan pembelian, karena kegiatan kegiatannya sangat dipengaruhi oleh perubahan perubahan mode. Toko buku atau bahkan toko kelontong dalam memusatkan perhatiannya pada tujuan tujuan musiman atau tahunan.

Kebutuhan akan perencanaan ada di semua tingkatan dan pada kenyataannya meningkat dimana tingkatan tersebut mempunyai dampak potensial terbesar terhadap sukses organisasi atau tingkatan manajemen atas. Manajer puncak biasanya mencurahkan sebagian besar waktu perencanaan mereka untuk rencana rencana jangka panjang dan strategi strategi organisasi. Manajer pada tingkatan bawah merencanakan terutama bagi kelompok kerjanya dan untuk jangka pendek.

Perencanaan adalah suatu proses yang tidak berakhir bila rencana tersebut telah ditetapkan, rencana harus diimplementasikan. setiap saat selama proses implementasi dan pengawasan, rencana rencana mungkin memerlukan modifikasi agar tetap berguna. Perencanaan sukses akhir. Oleh karena itu perencaan harus mempertimbangkan kebutuhan fleksibilitas, agar mampu menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi baru secepat mungkin.

Salah satu aspek penting dalam perencanaan adalah pembuatan keputusan (decision making) proses pengembangan dan penyeleksian sekumpulan kegiatan untuk memecahkan suatu masalah tertentu.
Keputusan keputusan harus dibuat pada berbagai tahap dalam proses perencanaan.

Empat tahap dasar perencanaan:

Tahap 1
Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan. Perencanaan dimulai dengan keputusan keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi dan kelompok kerja. Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya sumber daya secara tidak efektif.

Tahap 2
Merumuskan keadaan saat ini. Pemahaman akan posisi perusahaan sekarang dari tujuan yang hendak dicapai atau sumber daya sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan, Adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi terutama keuangan dan data statistik yang didapatkan melalui komunikasi dalam organisasi.

Tahap 3
Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan. Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam pencapaian tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor faktor lingkungan intern dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya, atau yang mungkin menimbulkan masalah. Waloupun sulit dilakukan, antisipasi keadaan, masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang adalah bagian dari proses perncanaan.

Tahap 4
Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan. Tahap terakhir dalam proses perencanaan meliputu pengembangan berbagai alternatif alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif alternatif tersebut dan pemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) di antara berbagai alternatif yang ada.

Alasan alasan perlunya perencanaan

Para perencana tidak akan dapat mengendalikan waktu yang akan datang, tetapi mereka seharusnya berusaha untuk mengidentifikasikan dan menghindarkan kegiatan kegiatan sekarang dan hasil hasinya yang dapat diperkirakan akan mempengaruhi waktu yang akan datang. Salah satu maksud utama perencanaan adalah melihat bahwa program dan inovatif inovatif sekarang dapat dipergunakan untuk meningkatkan kemungkinan kemungkinan pencapaian tujuan tujuan di waktu yang akan datang yaitu meningkatkan pembuatan keputusan yang lebih baik.

Perencanaan organisasi harus aktif, dinamis, berkesinambungan, dan kreatif, agar manajemen tidak hanya akan bereaksi terhadap lingkungannya, tetapi lebih menjadi peserta aktif dalam dunia usaha.