ANALISA JABATAN

ANALISA JABATAN

Analisa Jabatan adalah Proses pengumpulan data jabatan untuk dianalisis, disusun dan disajikan menjadikan informasi jabatan dengan menggunakan metode tertentu.

Tujuannya untuk menyediakan informasi jabatan sebagai fondasi / dasar bagi program manajemen kepegawaian, kelembagaan, ketatalaksanaan dan pengawasan.

Hasil Analisa Jabatan yaitu

1. Peta Jabatan

2. Uraian Jabatan.

3. Syarat Jabatan

    Bagiannya yaitu

    a. Perencanaan Pegawai (Analisis Beban Kerja : Analisis Kebutuhan Pegawai)

    b. Rekrutmen dan Seleksi (Standar kualifikasi dan Kreteria Seleksi)

    c. Perencanaan Karier (Pola Karier)

    d. Pengangkatan Dalam Jabatan (Standar Kompetensi kerja / jabatan dan Penilaian Kompetensi)

    e. Penilaian Kinerja (Standar Kinerja dan Kreteria Kinerja )

    f.  Remunerasi (Evaluasi jabatan : bobot dan peringkat jabatan)

    g. Diklat (Analisis Kebutuhan diklat)

BUTIR INFORMASI JABATAN

No     Identitas Jabatan              Uraian Jabatan               Syarat Jabatan

1        Nama Jabatan                  Uraian Tugas                 Pangkat dan Golongan Ruang

2        Kode Jabatan                  Bahan Kerja                  Pendidikan

3        Unit Kerja Jabatan           Alat Kerja                     Kursus / Pelatihan

4        Letak dalam Struktur       Hasil Kerja                    Pengalaman Kerja

5        Iktisar Jabatan                 Tanggungjawab              Pengetahuan

                                                 Wewengang                   Ketrampilan

                                                 Korelasi Jabatan            Bakat Kerja

                                                 Kondisi Lingkungan       Temperamen Kerja

                                                       kerja

                                                 Keadaan / Resiko          Minat Kerja

                                                       Bahaya                    Upaya Fisik

                                                                                      Kondisi Fisik

                                                                                      Fungsi Pekerja

IDENTITAS JABATAN

1. Nama Jabatan

2. Kode Jabatan

3. Unit Kerja

4. Kedudukan dalam Struktur

5. Ikhtisar Jabatan

NAMA JABATAN

1. Ringkas

2. Substantif

3. Jelas dan dapat memberikan pengertian yang tepat bagi pembaca

4. Penamaan JFU dapat dirumuskan berdasarkan :

    a. Bahan (Pengumpul, Pengadministrasi)

    b. Alat (Operator)

   c. Hasil (penyusun, Pengonsep)

   d. Proses (Pemroses, Pengolah)

KODE JABATAN

Kode Jabatan merupakan kode yang dibuat untuk memudahkan pengadministrasian Jabatan.

Pengkodean Jabatan harus menggunakan format kode yang seragam.

UNIT KERJA

Mencerminkan tempat atau letak keberadaan suatu jabatan.

   contoh : Kepala Sub Bagian Tata Usaha memiliki unit kerja sekretariat Utama (Eselon I), Biro   Umum (Eselon II), Bagian Persuratan (Eselon III), Unit kerja Eselon IV tidak dituliskan karena jabatan yang dianalisis adalah jabatan struktural eselon IV.

KEDUDUKAN DALAM STRUKTUR

1. Mencerminkan Posisi jabatan apakah jabatan struktural atau non struktural (Sesuai STOK)

2. Menggambarkan kedudukan

    a.  Atasan Langsung

    b.  Atasan dari atasan langsung

    c.  Jabatan yang dianalisis

    d.  Jabatan lain yang memiliki atasan langsung yang sama.

3. Jabatan yang dianalisis diberi tanda (Diarsir)

IKHTISAR JABATAN

1. Merupakan cerminan uraian jabatan dalam bentuk ringkasan.

2. Memberikan gambaran umum tentang kompleksitas jabatan

3. Digambarkan dalam satu kalimar yang mencerminkan :

         a. Apa yang dikerjakan (What)

         b. Bagaimana cara Mengerjakan (How)

         c. Mengapa / untuk apa dikerjakan (Why)

URAIAN JABATAN

1. Uraian Tugas

2. Bahan Kerja

3. Alat Kerja

4. Hasil Kerja

5. Tanggungjawab

6. Wewenang

7. Korelasi Jabatan

8. Kondisi Lingkungan Kerja

9. Keadaa Resiko bahaya.

URAIAN TUGAS

Tugas adalah upaya pokok dalam memproses bahan kerja dengan menggunakan peralatan  tertentu menjadi suatu hasil kerja.

Ditulis dengan menggunakan kalimat aktif dan menggambarkan tindak kerja (berawalan"me")

tahapan kerja (Proses) adalah langkah-langkah (Kegiatan) dituliskan secara berurutan dari awal hingga akhir pelaksanaan tugas.

STRUKTUR PENYUSUNAN TUGAS

Tindak kerja

Obyek kerja

=WHAT ?

Pedoman / acuan

Prosedur

Waktu / Periode Pelaksanaan

Perangkat

= HOW

Tujuan Pelaksanaan tugas

Hasil yang dicapai

=WHY

BAHAN KERJA

Adalah masukan yang diproses dengan tindak kerja (tugas) menjadi hasil kerja.

Bahan kerja dapat diolah menjadi hasil kerja, jika ada perangkat kerja (alat kerja)

     contoh Surat masuk (untuk diagendakan)

                 Peraturan, referensi atau buku (Untuk penyusunan materi bintek)

ALAT KERJA

Sarana yang dipergunakan untuk mengolah bahan kerja menjadi hasil kerja.

alat kerja tidak terbatas pada sarana materiil, dpat juga berupa peraturan, pedoman, prosedur kerja atau acuan lain yang digunakan dalam pelaksanaan tugas.

       contoh

                   Stetoskop digunakan dokter dalam pemeriksaan pasien.

                   Peraturan Kepala BKN no.12 tahun 2011 digunakan oleh analisa Kepegawaian untuk       melaksanakan Analisa Jabatan.

HASIL KERJA

Hasil Kerja adalah suatu produk berupa barang atau jasa (Pelayanan) atau informasi yang dihasilkan dari suatu proses tugas.

Hasil kerja dapat diperoleh bila ada sesuatu yang diolah (Bahan kerja).

TANGGUNGJAWAB

Adalah kewajiban yang melekat pada jabatan yang berkaitan dengan benar atau salahnya pelaksanaan tugas.

Tanggungjawab jabatan dapat meliputi tanggungjawab terhadap :

         Bahan Kerja (Kerahasian data)

        Alat Kerja (Kelengkapan peralatan kerja)

        Hasil Kerja (Keakuratan laporan)

        Proses kerja (Kesesuaian pelaksanaan tugas terhadap peraturan / SOP)

WEWENANG

Adalah hak pemegang untuk memilih alternatif dalam mengambil keputusan / tindakan yang diakui secara sah oleh semua pihak.

Wewenang dapat terkait dengan :

           Bahan kerja (a.l mengembalikan bahan kerja yang tidak sesuai)

           Alat Kerja (a.l melakukan pemeliharaan perangkat kerja yang digunakan)

           Hasil Kerja (a.l menyebarluaskan informasi yang dihasilkan kepada orang lain)

           Proses kerja (a.l menetapkan prosedur kerja)

KORELASI JABATAN

Korelasi jabatan adalah hubungan kerja yang dilakukan antara jabatan terkait dengan jabatan lain dalam konteks pelaksanaan tugas.

Hubungan jabatan dapat berupa :

          Hubungan vertikal (atasan dengan bawahan)

          Hubungan Horizontal (Hubungan dengan jabatan yang setara)

          Hubungan Dialog (Hubungan dengan jabatan yang lebih tinggi di organisasi yang berbeda).

KONDISI LINGKUNGAN KERJA

Adalah keadaan tempat bekerja yang merupakan konsekwensi keberadaan pemegang jabatan dalam melaksanakan tugas jabatan.

Kondisi Lingkungan kerja suatu jabatan meliputi :

          Tempat kerja

          Suhu

          Udara

          Keadaan Ruangan

          Letak

          Keadaan tempat kerja

          Penerangan.

          Suara

          Getaran.

KEADAAN RESIKO BAHAYA

Kemungkinan resiko bahaya ditentukan dari keberadaan pegawai terkait dengan :

          Lingkungan pekerjaan

          Penanganan bahan.

          Proses yang dilakukan.

          Penggunaan perangkat kerja.

          Hubungan jabatan

          Penanganan produk yang diberikan.

Kemungkinan resiko bahaya bisa bersifat fisik atau mental.

SYARAT JABATAN

Pangkat dan Golongan ruang.

Pendidikan

Kursus / Pelatihan

          Penjenjangan

          Teknis

Pengalaman kerja

pengetahuan

Ketrampilan.

Bakar Kerja

Temperamen Kerja

Minat kerja

upaya fisik

Kondisi Fisik.

Fungsi Pekerja.

PANGKAT / GOLONGAN RUANG

Pangkat dan golongan ruang minimal yang dipersyaratkan untuk menduduki suatu jabatan.

          contoh Pangkat / gol ruang pada operator komputer : Pengatur, IIc

PENDIDIKAN

Pendidikan formal minimal yang dipersyaratkan untuk menduduki suatu jabatan.

          Contoh : Pendidikan pda operator komputer : SMU

PELATIHAN

Pelatihan yang dibutuhkan untuk meningkatkan kemampuan manajerial dan non manajerial seperti kemampuan di bidang manajerial teknis tertentu dan pengetahuan lainnua sesuai dengan syarat pekerjaan dengan memperhatikan fungsi pekerjaannya.

PENGETAHUAN

Pengetahuan merupakan akumulasi hasil proses pendidikan formal atau informal yang dimanfaatkan oleh PNS didalam pemecahan masalah, daya cipta serta dalam pelaksanaan tugas pekerjaan.

          Contoh Pengetahuan kerja pada operator komputer : Pengetahuan mengenai program2 komputer.

PENGALAMAN KERJA

Pengalaman kerja merupakan pengembangan pengetahuan, ketrampilan kerja, sikap mental, kebiasaan mental dan fisik yang tidak diperoleh dari pelatihan tetapi diperoleh dari masa kerja sebelumnya dalam kurun waktu tertentu.

KETRAMPILAN

Ketrampilan merupakan tingkat kemampuan dan penguasaan teknis operasional PNS dalam suatu bidang tugas pekerjaan tertentu.

          Contoh Ketrampilan kerja pada operator komputer : Ketrampilan mengetik, ketrampilan teknik penyiapkan dan memelihara perangkat komputer, ketrampilan mencetak data.

BAKAT KERJA

Bakat kerja merupakan kapasitas khusus atau kemampuan potensial yang disyaratkan bagi seseorang untuk dapat mempelajari, memahami beberapa tugas atai pekerjaan.

JENIS BAKAT KERJA

Bakat kerja merupakan kapasitas khusus atau kemampuan potensial yang disyaratkan bagi seseorang untuk dapat mempelajari, memahami beberapa tugas atau pekerjaan.

JENIS BAKAT KERJA

G  :  Intelegensia

V :  Bakat Verbal

N :  Bakat Numerik

S :  Bakat pandang ruang.

P :  Bakat pencerapan Bentuk.

Q ; Bakat ketelitian.

K :  Koordinasi Motorik.

F :  Kecekatan Jari.

M:  Kecekatan Tangan

E :  Koordinasi Mata-Tangan-Kaki

C : Kemampuan membedakan warna.

TEMPERAMEN

Temperamen kerja merupakan syarat kemampuan penyesuaian diri yang harus dipenuhi sesuai dengan sifat pekerjaan.

JENIS TEMPERAMEN KERJA

D  (DCP)  :  Directing -Control-Planning

F  (FIF)    :  Feeling-Idea-Fact

I (INFLU):  Influencing

J (SJC)     :  Sensory & Judgmental Creteria

M (MVC):  Measurable and Verifiable Creteria

P (DEPL):  Dealing with People

R(REPCON): Repetitive and Continuous

S (PUS)        :  Performing under Stress

T (STS)        :  Set of Limits, Tolerance and Other Standart

V (VARCH) :  Variety and Changing Conditions

ILUSTRASI TEMPERAMEN

KODE          PENJELASAN                                           ILUSTRASI

D                   Kemampuan menyesuaikan diri                     Jabatan yang mencakup kegiatan berunding,

                      menerima tanggungjawab untuk                    mengorganisasi, memimpin, mengawasi,               

                      kegiatan memimpin, mengendalikan              merumuskan atau mengambil keputusan akhir.

                      atau merencanakan.

F                   Kemampuan menyesuaikan diri dengan         Jabatan yang menuntut kreativitas, pengungkapan

                      kegiatan yang mengandung penafsiran           diri atau imajinasi.

                      perasaan (Feeling), Gagasan (Idea)         

                      / fakta (Fact) dari sudut pandang pribadi     

I                    Kemampuan menyesuaikan diri untuk            Jabatan dimana pemangkunya melakukan

                     pekerjaan2 mempengaruhi orang lain             pemberian motivasi, meyakinkan orang lain atau

                     terkait pendapat, sikap atau                           berunding.

                     pertimbangan mengenai gagasan.

J                   Kemampuan menyesuaikan diri pada              Jabatan2 yang pelaksanaannya melibatkan

                     kegiatan pembuatan kesimpulan, penilaian       penginderaan (rangsangan) dari satu/beberapa

                     /pembuatan keputusan berdasarkan                indera manusia.

                     kreteria rangsangan indera atau

                     pertimbangan pribadi.

M                Kemampuan menyesuaikan diri dengan           Jabatan2 yg melaksanakan tugas2 terkait dengan

                    kegiatan pengambilan kesimpulan,                  evaluasi data, nilai, angka-angka.

                    pembuatan pertimbangan atau pembuatan

                    keputusan berdasar kreteria yg dpt

                    diukur atau diuji.

P                 Kemampuan menyesuaikan diri dalam             Jabatan-jabatan yang menuntut hubungan dengan

                   berhubungan dengan org lain lebih dari             org lain dalam situasi komunikasi yg intens /

                   hanya penerimaan dan pembuatan instruksi.     atau mendalam.

R                Kemampuan menyesuaikan diri dengan            Jabatan2 yg tugas2nya dilaksanakan secara rutin

                   kegiatan yg berulang atau secara terus             yang tidak memberikan variasi atau kesempatan

                  menerus melakukan kegiatan yg sama               untuk membuat pertimbangan pribadi.

                  sesuai dengan perangkat prosedur, urutan

                  atau kecepatan tertentu.